Scrum – minder tijd verliezen en doen wat de bedoeling is

Geschreven door: Scrum@School

een blog voor leerkrachten en schoolleiders, die te zijn aan meer effectiviteit en minder vergaderen

Is je team toe aan meer effectiviteit en minder vergaderen? Of heb je in korte tijd veel te ontwikkelen en loopt ieders hoofd om? Scrum zorgt voor focus op het belangrijke werk, makkelijker samenwerken, en meer werk afmaken in minder tijd. Leerkracht: ‘Er is meer duidelijkheid en een goede taakverdeling. Dat geeft uiteindelijk meer rust.’ Kijk even mee hoe het werkt.

Jaarplan aan de muur

Elke basisschool heeft een jaarplan, ook deze. Mooie plannen die lang niet altijd afkomen; de dagelijkse gang van zaken vraagt al zoveel aandacht. Tijdens de Scrumtraining maakt dit team als eerste een Story Map: een geprioriteerd overzicht van op te pakken werk. Jaarplan op tafel, post-its erbij en schrijven maar, alle belangrijke zaken uit het jaarplan op een eigen post-it. Die komen geordend op thema en geprioriteerd aan de muur te hangen. Opeens komt het jaarplan tot leven en dat geeft zin om ermee aan het werk te gaan.

Rollen en teams

In Scrum is de Product Owner verantwoordelijk voor de prioritering van het werk (het wat) en de Scrumteams voor hun eigen werkorganisatie (het hoe). Op deze school pakt de directeur de rol van Product Owner. De leerkrachten verdelen zich in 5 Scrumteams van 4 tot 5 mensen. Expertise en kwaliteiten goed verdeeld, zodat elk Scrumteam in principe al het werk kan oppakken. En zo dat elk Scrumteam minstens twee momenten in de week helemaal aanwezig is. Elk Scrumteam heeft een eigen Scrum Master en maakt onderling afspraken om plezierig te kunnen samenwerken.

Start van een Sprint

In Scrum werken teams in korte cycli, die op deze school drie weken duren: Sprints. Vandaag start een nieuwe Sprint. De Product Owner heeft een aantal zaken van de Story Map gehaald en licht het belang toe. Welke producten zou ze in de komende Sprint graag zien en wat zijn de kwaliteitseisen? Het team denkt mee, reageert en vult aan. Dan verdelen de Scrumteams onderling het werk van de Sprint en richten ze hun Scrumbord opnieuw in. Dat gaat na een paar keer al een stuk sneller. Ze werken taken uit op post-its, schatten de zwaarte in en checken nog een keer of dit werk echt haalbaar is in een Sprint. En dan kan het inhoudelijke werk beginnen.

Aan het werk

Scrumteams vergaderen niet, maar staan twee keer per week kort rond hun Scrumbord om taken te verdelen en de voortgang te bespreken. Zo’n Stand-up heeft vaste vragen en duurt hoogstens een kwartier. Iedereen blijft op de hoogte, weet wat de anderen doen en kan problemen direct aankaarten. De taken verschuiven van To Do naar Busy naar Done. Leerkracht: ‘Wat me verrast heeft, is dat het echt fijn is om taken die klaar zijn, op Done te hangen.’ 

Afronding van een Sprint

Na drie weken komt het hele team bij elkaar en presenteert elk Scrumteam met trots de uitgewerkte producten. Product Owner en collega’s geven feedback, die het team in de volgende Sprint verwerkt. Leerkracht: ‘Het geeft voldoening om elke paar weken onze producten te presenteren aan het hele team en te zien dat we als school in ontwikkeling komen.’

Tot slot kijken de Scrumteams terug op hun eigen werkwijze en samenwerking, zodat ze die in de volgende Sprint kunnen verbeteren. De Scrum Masters hebben hiervoor een leuke reflectie activiteit voorbereid. Leerkracht: ‘Wat goed gaat in ons Scrumteam? Samenwerking, openheid, taakverdeling en feedback. En gezelligheid, natuurlijk.’ 

Afronding van een Sprint

En dan is de Product Owner weer aan zet met nieuwe items van de Story Map, verdelen de Scrumteams het werk, maken ze hun Scrumbord en kan het werk weer beginnen. Zo ontstaat een cyclisch ritme van plannen, werken, opleveren en terugkijken wat houvast geeft en zorgt voor focus, snelheid en vooral resultaat. 

Directeur: ‘Ik geniet van het enthousiasme van collega´s om aan de slag te gaan en ook echt de deadline te willen halen, ik zie een gemotiveerd team. De snelheid van zaken regelen en neerzetten heeft me verrast. We hebben in korte tijd zoveel van ons jaarplan gerealiseerd, dat we het ruim op tijd af gaan krijgen!’ En een leerkracht vult aan: ‘Zo verliezen we binnen het onderwijs minder tijd en doen we precies wat de bedoeling is.’

Meer weten over Scrum@School?